为更好的规范学院办公室管理，提高学院员工助理工作能力，养成员工助理良好的工作习惯，增强主人翁意识及工作责任感，培养良好的职业素养，特制定以下工作规范，请遵照执行。

一、员工助理工作规范

1、员工管理办公室每天自早上8:00到晚上10:00排好值班（包括周末节假日）保证每个时间段办公室都有工作人员。

2、每天办公室员工助理负责打扫办公室公共区域卫生，员工工作干部负责自己桌面及个人物品的整理。（办公室包括C3-321、C3-322、C3-431、C3-424）

标准：桌面整理整洁，地面清扫干净，冰箱饮水机擦洗干净，文件柜不堆放杂物，垃圾桶里的垃圾袋及时倒套，花卉一周透彻浇水一次，晚上离开办公室值班人员负责拖地，拖把清洗干净，抹布搓洗干净，清洁工具必须摆放整齐。

3、办公室为学院老师们领取的物品，统一摆放在C3-322，每个工作时间段专人负责领取时的登记，保管好领取登记表，工作人员交接时登记情况交接清楚。

4、每月25日，员工助理专人负责统计各个办公室及辅导员老师们需要用的办公用品使用情况，包括笔，订书针，胶带，文件夹，肥皂，洗手液，垃圾袋等，需要补充时及时报告购买补充。

5、员工活动场所的申请表每学期初各类打印10份摆放整齐，包括教室申请表，腾辉活动中心申请表，学术报告厅申请表等，需要用时，填写清楚表格内容，附带要求的安全预案，找相关活动负责老师审阅签字，到学校相关工作部门办理相应手续。

6、完成好辅导员老师交办的各项工作。

7、每晚工作人员离开办公室时保证门窗关好，锁好贵重物品，关灯，锁门。

8、办公室有一本员工助理工作记录本，每个时间段的员工助理做好值班记录，包括值班人员姓名登记，值班所经办事宜及处理情况，工作交接事宜等。

9、员工助理在办公室工作时，注意养成保密原则。不随意在同学中传送办公资料，不随意在同学中交流办公室老师的话语。

二、员工助理日常工作礼仪规范

1、主动接听电话，接听电话时使用礼貌用语。“您好，这里是yl23455永利员工管理办公室，我是员工助理，请问有什么事情可以给您帮忙？”，或问清对方“您好！您哪位？”“您贵姓？”等，然后再告知对方要找的辅导员老师接电话，如辅导员老师不在，可告知对方老师外出办事，过后再来电，或询问对方，是否要留言等。

2、拨打电话时，先对对方进行自我介绍，询问对方接听电话是否方便，在对方方便接听电话时，在清楚的告知对方相关事宜，确保对方听明白后，在结束通话,注意使用礼貌用语“谢谢，再见！”

3、当办公室有其他单位人员到来时，起立，让座，倒水。

4、当员工助理到学校其他职能部门处理相关工作时，注意树立yl23455永利良好员工形象，轻声敲门，尊称老师，介绍自己，说明所办事项，事情办理后及时向负责老师汇报事项进展情况。

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二O一五年九月